En mall för tidrapportering – gratis och efter dina villkor
När jag började arbeta som konsult uppstod ganska snabbt behovet av att hålla reda på vad jag gjorde och när. Jag sökte runt på nätet efter en ”rakt-på-sak-tidrapport” men hittade inget som passade mig. Antingen var de för komplexa eller för simpla.
Eftersom jag utvecklar en del i Microsoft 365 (Microsoft Office User Specialist, Expert level) blev den enklaste lösningen för mig att bygga en egen mall i Excel. Jag har använt mallen i några år och förfinat och anpassat den utifrån mina skiftande uppdrag.
Tidrapporten är en Excelfil (Microsoft 365) utan makron som innehåller en flik för varje månad på rapporteringsåret, plus december före och januari efter aktuellt år.
- Rapportera när du kommer och går, om du har frånvaro eller arbetat mertid.
- Om du vill kan du notera tid på upp till femton projekt eller aktiviteter. Projekt-/aktivitetsdelen kan enkelt döljas om du inte har behov av den.
- Se direkt om du ligger över eller under den tid ”du borde” arbeta – per dag, vecka och månad.
- Se tiden i ”faktureringsvänligt format” (hela kvartar).
- Få överblick över arbete och frånvaro, och hur mycket du fakturerar (om du angivit ett timarvode).
- Jämför din månad med en som arbetar heltid, och med dina andra månader.
Med mera.
Behöver du någonstans att hålla koll på din tid?
Testa min tidrapport. Du kan använda den fritt och som du vill; fullt ut eller bara lite grand. Vill du bygga om eller vidare på den är det också okej (se det finstilta nedan).
Jag är övertygad om att du kan köra igång och använda mallen direkt. Men om du behöver hjälp har jag beskrivit funktionerna mer i detalj på sidan Så här funkar det. Titta också gärna på exempelfilen. Den kan du ha för att testa och lära dig hur tidrapporten funkar.
En sida som i detalj visar hur tidrapporten fungerar
Tidrapport – så här funkar det
Hämta tidrapporten tidrapport-lhs-v1.2.xlsx (2024-11-25, 276 KB) tidrapport-lhs-v1.1-exempel.xlsx (2024-11-25, 286 KB) tidrapport-lhs-v1.1-paket.zip – en zipfil med filerna tidrapport-lhs-v1.2.xlsx och tidrapport-lhs-v1.2-exempel.xlsx (2024-11-25, 504 KB) MD5 checksumma d65ffb80425dd8473d0480f59bb06861
Nytt i version 1.2: Anpassad för år 2025. Ny flik Tidspecifikation har tillkommit. Med den tar du fram en enkel redovisning av tid över en månad. Även en del mindre fixar och justeringar.
Det finstilta: Jag tar inget ansvar för ditt användande av tidrapporten. Du får ändra och förbättra mallen om du följer Creative Commonslicensen Erkännande, Dela lika (CC BY-SA 4.0) Lilla huset i skogen mikrodesign AB.
Tidrapporten har tidigare legat på https://fristedt.org/tidrapport/.
Verkar det här vara på tok för mycket tidrapport för din smak?
Om du bara behöver hålla reda på en timme här och några timmar där tycker jag att du ska kolla min Tidlogg Simplisticus istället. Den använder jag själv nu för tiden. Du hittar den här!
Vill du vara uppdaterad?
Skicka ett mejl till [tidrapport snabel-a lillahusetiskogen punkt se] med rubriken ”Håll mig uppdaterad” så informerar jag dig när Tidrapport uppdateras eller när något fel har rättats. Jag kommer inte att använda eller sprida din e-postadress till någon annan. För skydda din integritet kan du överväga att använda ett alias som en del e-posttjänster erbjuder.
Frågor eller förslag? Hittat fel?
Använd den publika kommentarsfunktionen nedan (som också är utmärkt för glada tillrop), eller skicka ett mejl till [tidrapport snabel-a lillahusetiskogen punkt se].
Tidrapport – tidigare kommentarer
I och med att tidrapporten flyttade från fristedt.org till lillahusetiskogen.se tappade jag kommentarer. Jag tänker att de kan vara bra att ha kvar som stöd i din beslutsprocess. Här hittar du tidigare dialoger.
Och lite längre ner kan du skriva nya kommentarer.
Nya kommentarer här nedanför.
Stort tack för dessa rapporter! de har verkligen hjälpt mig i mitt konsultande.
Bästa hälsningar
August Falck, byggkonsult
Tack! Verkligen kul att höra August. Säg till om du tycker att något borde förändras, så ska jag se om det går att fixa till. /Peter
Superbra mall! Hjälper mig enormt! Men, jag skulle önska att det gick att skriva in tiden utan ”:” t.ex. 800, 1200 eller 8,00 12,00 osv
Tack för det Mikael!
Jag tror tyvärr inte att det går. För att Excel ska hantera tid krävs att tiden anges i ett format som Excel klarar att hantera.
– Om jag t ex skriver 10,00 i en cell där Excel förväntar sig ”normalt tidsformat” ändrar Excel det till 00:00.
– Om jag skulle ändra till att genomgående arbeta med decimalt format, om man då anger klockan 25 minuter över 10 som 10,25 betyder det i decimal tid 10 timmar och en kvart (25/100, en fjärdedels timme). Jag har svårt att se att det här är hanterbart.
– Jag skulle i och för sig kunna räkna om de decimala värdena till tid, men då måste du ange klockan 25 minuter över 10 som 10,42. Det funkar inte för de flesta användarna tror jag.
Men, har du några tips eller idéer som kan få mig att komma ”ut ur min låda”? Gör jag en tankevurpa? /Peter
Hejsan! Hittade nyss din mall här och tänkte prova den och se hur det funkar för mig.
Men hur gör man om man har månadsarvode istället för timarvode? 🙂
Hej Christian,
Kul att du hittat till tidrapporten!
Jag är inte riktigt säker på att jag ser problemet. Tidrapporten *kan* tala om hur mycket en timdebiterare kan/ska debitera. Har man istället ett fast månadsarvode är ju timarvodet i det fallet 0 kronor. Du debiterar ditt månadsarvode.
Hör av dig om jag är helt ute och cyklar. Om du vill kan du mejla till manadsarvode [snabel-a] lillahusetiskogen.se och ”styra mig rätt”.
/Peter
Hej,
letade runt efter bra tidsmallar och är så glad att jag hittade dina. Superbra!! Stort tack 🙂
Men så glad jag blir. Tack!
I november släpper jag en uppdaterad version av tidrapporten som dels täcker hela 2024, och dels har en förändring i projektrapporteringen efter önskemål från ett par användare.
/Peter
Hej!
Riktigt bra mall som jag använt i några år nu. Undrar dock om man kan få möjlighet att skriva timmar istället för % i aktivitet/projekts vyn?
Tänker att man har jobbat 8 timmar under en dag och har lagt 1 timma i ett projekt och övriga 7 i ett annat. Istället för att räkna ut % vore det kanon att skriva timmar och få en summering i timmar på respektive projekt.
/Kalle
Hej Kalle!
Efter önskemål från en annan användare har jag gjort en version där man rapporterar projekttid som timmar. De ville också kunna rapportera på fler än fem projekt. Jag kommer att publicera 2024-års tidrapport nu i november och då är dessa ändringar med.
Kul att du använder tidrapporten! Titta in på sidan om en vecka eller så för att ladda ner en ny tidrapport. Med timrapportering.
/Peter
Hej! Vilken bra mall du har skapat!
Går det att göra noteringar på respektive projekt och inte på den totala tiden.
Skulle vilja att det gick att skriva vad jag gjorde under dagens alla timmar då det kan vara 4 olika projekt på samma dag och det skulle underlätta när jag ser tillbaka i detta dokument om det finns en notering på vad jag gjorde i dokumentet. Ungefär som en dagbok. Är det en funktion som jag missat? Eller kanske kommer införas? =)
Hur som helst! Verkligen en toppen doukument!
Hej Kristoffer,
Tack för det finfina omdömet!
Jag hänvisar till skärmbilder nedan. Dessa ligger på en server i Schweiz (pCloud): https://e.pcloud.link/publink/show?code=kZo1mMZRiXkxr6NXm0emLlJPGAG4BqoBHTk
Jag vet inte om det här fungerar för dig, det blir kanske lite plottrigt, men du kan foga en kommentar eller anteckning till celler. Högerklicka på cellen du vill kommentera och välj ny kommentar eller ny anteckning. Celler med kommentarer har en lila och anteckningar har en röd markering i cellens övre högra hörn.
För att läsa en kommentar eller anteckning räcker det att du pekar på cellen så visas kommentar/anteckning – se skärmbild ett och två.
Om du vill se alla kommentarer eller anteckningar på en sida väljer du att visa kommentarer eller anteckningar i visamenyn – se skärmbild tre och fyra. Som du ser fungerar det här dåligt med anteckningar som ligger i angränsande celler. Det täcker varandra.
Ett annat alternativ skulle ju vara att lägga till ett blad, en årslogg, med datum för hela året i vänsterkolumnen och de olika projekten som rubrik. Sidan skulle alltså bli 365 rader lång. Se skärmbild fem för exempel.
Vad tycker du? Finns det vettigare eller smakligare sätt att göra det på? Eller fungerar något av det jag skissat på ovan?
/Peter
Hej,
Superbra mall och enkel att använda. Men har en liten fråga om jag vill få ut en tidsspecifikation på arbetad tid per dag, att skicka med fakturan som en spec. Eller skapar man en sån själv. Bara en undran.
Calle
Hej Carl,
Kul att du gillar mallen!
Det är rätt att det i dagsläget inte finns någon automatiserad ”dagbok” men jag har funderat på att göra något som skulle kunna dra åt det hållet i nästa version.
Från mitt svar till Kristoffer ovan: ”Ett annat alternativ skulle ju vara att lägga till ett blad, en årslogg, med datum för hela året i vänsterkolumnen och de olika projekten som rubrik. Sidan skulle alltså bli 365 rader lång.”
Jag antar att du vill ha specifikationen per månad? Vad skulle den innehålla; datum, timmar normaltid, timmar övertid, totalt antal timmar och någon kort notering?
En ganska enkel lösning skulle vara ett ”specifikationsblad” där du talar om vilken månad du vill speca och så skapas den ”på beställning”. Sen kan du skriva ut/exportera den som en pdf till exempel.
Du kan väl utveckla dina tankar?
Trevlig helg,
/Peter
Ja, något i den stilen. En enkel spec. över månaden med som du skriver, datum, timmar normaltid, timmar övertid, totalt antal timmar och någon kort notering
//Carl
OK, jag funderar på det och återkommer
Hej igen. Det tog lite tid, jag åkte på en rejäl förkylning som dämpade arbetslusten.
Jag har gjort ett förslag som jag lagt som flik i exempeltidrapporten. Kolla om det är vad du är ute efter. Om den är okej med dig lägger jag med den i 2025-års version av tidrapporten som jag släpper i november. Om du vill ändra något, så säg till. (Det gäller även andra som kanske läser det här.)
Jag plockar datum, arbetad tid, övertid och total tid som de står på månadsbladen. Jag hämtar inte kommentarerna för jag tänker att på månadsbladet kanske man skriver saker som man inte vill att uppdragsgivaren ska läsa. Men jag kanske tänker fel? Man kan ju hämta dem och radera de man inte gillar på tidspecen …
Filen ligger i mitt moln i Schweiz (pCloud): https://e.pcloud.link/publink/show?code=kZ37vCZYoA31VR0Fx8EaswLjruXXpN5K3TX
/Peter
Hej Peter
Detta har inte med tidrapport att göra 🙂
Visst hade du tillverkat en s.k körjournal en gång i tiden för Excel?
//Tobbe
Oj, ja, och det var länge sedan! På den tiden hade jag bil och det det engelska företaget Psion gjorde ruggigt bra handdatorer. Jag gjorde en hel del “bra att ha-grejer”, bland annat en bildagbok, och hade en ganska livaktig webb under artistnamnet Den engelska sekreteraren (tänk Psion handdator som håller reda på det mesta). Jag gjorde senare även versioner för Pocket PC/Excel under artistnamnet Babylonia när Psion hade lagt ner.
Efter att ha varit ner i arkiven en stund hittade jag en excelfil från 2002 (Excel 97) 🙂 Den finns att hämta hos min Schweiziska molntjänst pCloud om du är intresserad. Inga garantier från min sida på den över 20 år gamla filen.
Länk https://e.pcloud.link/publink/show?code=XZ84aCZfrnzTXvvXGRGMvnQ8bnrKXg9hdtk (längst till vänster har du två knappar, klicka på den nedre för att hoppa mellan de fyra flikarna)
Jag bugar och bockar.
Minns att det var du som tillverkat detta geniblad 🙂
Använde det flitigt en gång för himskans länge sedan.
Jag laddade hem den med glädje
MVH Tobbe
Himla kul att du kom ihåg och att du hade glädje av bildagboken en gång i tiden! Det är nästan så man skulle piffa till den och uppdatera från Office 97 till Office 365. Stort tack Tobbe!
Ser fram emot den upp piffningen Peter
Tack för ditt excel kunnande.